個人事業主の経費活用術！勘定科目を徹底解説！

個人事業主のみなさん、確定申告をするために、年間の所得を計算しなければなりませんが、経費の考え方は大丈夫でしょうか。

経費と認められるもので正しく経費計上を行うことは所得金額を抑えることができ、納税金額をさげることに繋がります。

正しい経費計上を行わないと、税務調査の対象となってしまう可能性もあります。

そこで、今回のコラムを見ていただけると、

• 経費とはなにか
• 経費にできる・できないもの
• 経費計上時に特別な算出が必要な勘定科目

がわかり、税務署から指摘される可能性がグッと下がるようになります。

副業やフリーランスを始めたばかりの個人事業主にとって、経費計上はとても大変な作業かと思います。

ただ、一度理解すれば日々の計上も悩まずに済むので、ぜひ確認してみてください。

この記事の監修・・・FinTax税理士法人/FinTax株式会社

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個人事業主の経費とは？

個人事業主の経費とは、事業を行うにあたり発生した必要費用のことです。

モノの仕入れが必要ならばそれに伴う費用、また販売費用や管理費なども事業上必要と判断できるため、経費にすることができます。

個人事業主は、経費を少しでも多く計上することができると、所得金額を下げることができるため、結果として節税することができます。

ただ、なんでもかんでも経費にすることはできず、社会通念上事業に必要ない費用の場合、税務署から指摘を受けることがありますので、注意が必要です。

では、どのような費用を経費とすることができるのか、次の章で確認しましょう。

経費にするときの判断基準

経費計上の重要性がわかったところで、ではどんな費用が経費になるか考えてみましょう。

なんでも経費にはできませんが、どのような費用が経費になるか、その判断基準を説明します。

事業と関連があるもの

行っている事業と関係があるものは、経費とすることができます。

例として、取引先との会食や備品購入が当てはまります。

会食などの勘定項目「接待交際費」でよく問われることは、その会食が事業に関係あるかどうかです。

仮に、税務署から「事業に関係する経費であると証明してください」と求められた時、客観的に証明することができるかどうかが、経費とすることができるかの判断基準となります。

金額が常識的に考えて大きすぎないもの

事業と関係あるものだとしても、その金額が常識的に高い場合、経費と認められなくなる恐れがあります。

金額規模は、皆さんの事業の売上によって変わってきますが、年間売上金額が1000万円以下にも関わらず、毎月10万円以上の接待交際費があると、社会通念上不自然と税務署から指摘されかねません。

そのため、常識の範囲内の金額であり、適切な回数であるかも重要なチェック項目です。

経費計上するときに必要なもの

ここまで経費の考え方を解説してきました。

次に経費を計上するために必要なものを見てきましょう。

経費計上を行うためには、支払った事実を証明するための証拠書類（証憑類）が必要です。

証拠書類（証憑類）として必要な項目

証拠書類（証憑類）の代表的なものに、利用したお店の領収書やレシートが該当します。

この領収書やレシートには、証拠書類（証憑類）として以下の項目が記載されている必要があります。

• 支払った日付
• 支払った人の名前や会社名（宛名）
• 支払った金額
• 但し書き（具体的な支出内容）
• 支払いを受けた人の名前や会社名と所在地

レシートしかもらえなかった場合、レシートをしっかりと保管しておけば問題ありません。

領収書をなくしてしまった場合、再発行は困難ですので、領収書をもらったら、ファイルなどに保管しておきましょう。

領収書の代わりとなる証拠書類（証憑類）

取引の中には、領収書をもらえない場合もあります。

支払ったことが客観的にみて判断できるものならば、証拠書類（証憑類）の代わりとして認められることがあります。

一例として、以下のものが挙げられます。※しかしながら、消費税法上の仕入税額控除には請求書が要件となるため、ご注意ください。

• 納品書
• クレジットカードの利用明細
• ATMの振込明細書や通帳の記録
• オンラインショップの購入確認メール
• パーティーや冠婚葬祭の案内状や席札
• 祝儀袋や不祝儀袋の表書きのコピー

経費にできる勘定科目

経費計上の考え方や必要な書類を確認したところで、次は実際に経費計上できる項目「勘定科目」について解説します。

• 租税公課
• 荷造運賃
• 水道光熱費
• 旅費交通費
• 通信費
• 広告宣伝費
• 接待交際費
• 修繕費
• 消耗品費
• 減価償却費
• 福利厚生費
• 法定福利費
• 給料賃金
• 退職給与
• 外注工賃
• 地代家賃
• 車両費
• リース費
• 支払手数料
• 研修採用費
• 新聞図書費
• 会議費
• 繰延資産償却
• 雑費

租税公課

租税公課は、国や地方自治体に納める税金の事業費や固定資産税などが該当します。

他にも自動車税や不動産取得税、印紙税や消費税も租税公課に該当します。

ただし、住民税、罰科金や印紙税の過怠税は該当しません。

住民税は、所得計算したあとに算出されるため、また罰科税や過怠税は制裁的な意味の税のため、経費と認めてしまうと制裁の意味がなくなってしまうからです。

個人事業主のみなさんが自宅で仕事を行う場合の固定資産税は、事業使用面積の割合など合理的な部分のみ経費に算出します。

荷造運賃

荷造運賃は、運送費や発送費、梱包費が該当します。

梱包に必要な段ボールやガムテープも、荷造運賃の経費として計上できますが、当年に使い切れない場合は、すべて経費にすることはできません。

当年事業の売上に関わるものが経費となるため、未使用分は経費にできないこと注意が必要です。

水道光熱費

水道光熱費は、水道代やガス代、電気代などが該当します。

自宅で事業を行っている場合、全額経費として経費計上することはできず、事業の使用割合を計算する必要があります。

計算の考えとして用いる「家事按分」は、こちらのコラムで解説していますので、一緒に確認しましょう。

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旅費交通費

旅費交通費は、取引先に出向く際に使用した公共交通機関や所有する自動車を利用時に用いた交通費が該当します。

• 電車代やバス代、タクシー代、飛行機代
• ホテルの宿泊代
• 高速道路の利用料金
• 駐車場代

通信費

通信費は、電話料金やインターネット利用代金、レンタルサーバー代やドメイン利用料が該当します。

こちらも、水道光熱費同様、自宅で事業を行っている場合、家事按分の考えのもと、費用を算出する必要があります。

レンタルサーバー費用やドメイン利用料は、こちらの通信料のほか、次の「広告宣伝費」とすることも可能です。

広告宣伝費

広告宣伝費は、事業の宣伝に使用した費用が該当します。

Web広告費だけでなく、作成したノベルティ費用も該当します。

接待交際費

接待交際費は、事業の関係上、取引先との会食を行うことで、売上に貢献しうるものが該当します。

そのため、単なる飲食や飲み会は該当しません。

節税するために、プライベートな飲食を接待交際費に含めることが多いため、税務調査の際に厳しいチェックが入ることが多い科目であることは、認識しておきましょう。

修繕費

修繕費は、事業で使用している事務所や装置、設備の維持管理費や修理費用が該当します。

修理費用は修繕費となりますが、機能拡充のような対応は経費ではなく資産計上する必要があるため、注意が必要です。

なにが修繕費になるか、非常にややこしい科目であるため、税理士など専門家への相談をおすすめします。

当社への相談も可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

消耗品費

消耗品費は、事業で使用した備品の購入費が該当します。

文房具や10万円以下のパソコンなどが、消耗品費となります。

減価償却費

減価償却費とは、資産計上に該当するような購入金額が高い備品を、数年に分けて経費計上することです。

先の消耗品費で、10万円以下のパソコンは消耗品費とすると説明しましたが、10万円以上のものは、資産計上の上、減価償却を行い経費計上する必要があります。

減価償却の年数や対応金額は、対象物によって異なりますので注意が必要です。

福利厚生費

福利厚生費は、従業員への給与や賞与以外に支出したものが該当します。

福利厚生の目的は、従業員にとって働きやすい環境にすることのため、その目的に適するものが当てはまります。

法定福利費

法定福利費とは、従業員を雇っている場合に事業者にかかる経費で、社会保険料の事業主負担分が該当します。

個人事業主でも従業員数が5名以上の場合は原則として社会保険の強制加入となるため、計上が必要となります。

給料賃金

給料賃金は、従業員への給与や賞与が外とします。

外注工賃

外注工賃とは、雇用関係のない第三者に外注した場合に支払った費用が該当します。

地代家賃

地代家賃は、事務所や家賃、駐車場に関わった費用が該当します。

水道光熱費や通信費同様、事業に関する使用分だけが経費に当たるため、家事按分の考えのもと、計算する必要があります。

支払手数料

支払手数料は、販売手数料や振込手数料、仲介手数料、代引き手数料が該当します。

新聞図書費

新聞図書費は、事業上の必要な知識を得るためや情報収集のために購入した書籍や新聞などの費用が該当します。

紙媒体だけでなく、電子書籍やサブスクリプション費用も、新聞図書費として経費計上することができます。

雑費

雑費は、これまで紹介した勘定科目に該当しないモノに使用する勘定科目です。

消耗品費と混在しやすい科目ですが、

• 消耗品費：頻繁に購入し、使ってなくなるもの
• 雑費：頻繁に発生せず一時的に発生する費用

と認識し、使い分けるようにしましょう。

経費にできないもの

経費となる勘定科目を一つ一つ解説しました。

では、経費にできないものはなんでしょうか。

これまでの解説の中で伝えた通り、事業に関係ないものは、経費とすることは認められません。

個人事業主の皆さんは、事業活動とプライベートの境があまりないため、困惑するかと思いますが、ここで今一度経費にすることができないモノを確認しておきましょう。

個人事業主が納める税金

住民税は租税公課にできないと解説しましたが、個人事業主ご本人が納める所得税も、経費にすることはできません。

事業に関係のない支出

何度もお伝えしていますが、事業に関係のないプライベートの支出は経費にできません。

経費計算時、雑費や消耗品費に納めたくなるかもしれませんが、それら項目の経費金額が

生計を同一にする家族への給料

家族を行っている事業の従業員として雇った場合に支払う給与は、経費にすることができません。

生計を同一にする家族への給料は、事前届出をしたうえで「専従者給与」としての処理が必要です。専従者給与には、様々な制約がございますので、しっかりと検討した上で支給するようにしましょう。

個人事業主が経費計上する際の特別な勘定科目

勘定科目の水道光熱費や地代家賃で、「家事按分」という考え方を紹介しました。

これは、多くの個人事業主が自宅を事業所としている場合の支出を、事業用とプライベート用で仕分けることです。

すでに紹介していますが、改めて、計算が必要な勘定科目をおさらいしておきましょう。

実際の計算方法の考え方は、こちらのコラムで解説していますので、確認してみてください。

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家事按分が必要な勘定科目

家事按分できる勘定科目は、以下とおりです。

• 水道光熱費
• 通信費
• 地代家賃

まとめ

今回、確定申告に関わる経費の中で、経費計上できる勘定科目の種類や経費にできないモノを紹介しました。

自身の認識では大丈夫と思っても、社会通念上NGとなった場合、税務署からの指摘が来るため、今回の内容を参考にしながら、経費計上内容を見直してみましょう。

「この費用項目は経費できるかわからない」や、「経費計上から確定申告まで一括で任せたい」などございましたら、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。

税務のプロフェッショナルが、みなさんのビジネスがより拡大していくお手伝いをいたします。

この記事の監修・・・FinTax税理士法人/FinTax株式会社

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